shutterstock.com 

Die meeste van ons is verslaaf aan e-pos. sommige ramings sê Ons spandeer byna vyf en 'n half uur elke weekdag om dit te nagaan.

Ten spyte van die ontploffing van sosiale media in onlangse jare, is e-pos nie op die agtergrond nie. Opmetings skatting dat die aantal e-posse wat elke dag uitgestuur is, tot 246 miljard in 2019 gegroei het (vanaf 205 miljard in 2015). en daar is bewyse daardie e-pos is soveel die bewaring van die jonges as diegene wat daar was toe dit eers uitgevind is.

Jy mag dink ons ​​werk almal langer en harder. Daar is 'n paar waarheid in. Maar die opkoms van e-posgebruik kan ook verklaar word deur ons pogings om die inboks oorbelading te hanteer, saam met die meer algemene opkoms van digitale verslawing. E-pos is nie meer die bewaarplek van ons lessenaars en skootrekenaars nie, en die meeste van ons het dit nou op ons slimfone en tablette, dikwels in die gemak van ons eie beddens.

Ons is geneig om vinnig op e-pos te reageer. Dit dui daarop dat ons hulle voortdurend nagaan en probeer om die emmer te leë, selfs wanneer dit weer opgevul word. Om uiteindelik bemeestering oor ons inkassies te kry, moet ons die hoofoorsake hanteer en nie net die simptome wat dikwels opduik nie.

Hier is tien maniere om uiteindelik beheer oor jou chaotiese inkassie te kry.

1. Hou op met die gebruik van e-pos as 'n surrogaat klets diens

E-pos is nie regtig ontwerp vir quickfire-gesprek nie. Dit is tydrowend om deur draadige, langwerpige gesprekke te wadder wat inbussies rommel. Gebruik alternatiewe, beter geskikte metodes. En ideaal, los dinge van aangesig tot aangesig of bel in die eerste plek.

2. Pasop vir die herhaling van boodskappe

Dit staan ​​bekend as die probleem van "Boodskap replikasie". 'N SMS ontvang: "Ek kyk net na jou het my e-pos". Die telefoon lui: "Ek het jou net 'n e-pos gestuur".

Baie mense vertrou nog steeds nie dat besluite feitlik ooreengekom is nie. Baie besluite deur middel van boodskappe en e-pos word nie ten volle geglo nie en ons eindig met 'n hiërargie van boodskap replikasie. Tekste om sosiale media boodskappe te bevestig, e-posse om tekste te bevestig, telefoongesprekke om e-pos te bevestig en gesig-tot-aangesig vergaderings om telefoonoproepe te bevestig.

Hierdie oorvleueling is baie tydrowend en moontlik verwarrend. E-pos is nie 'n goeie plek vir formele besluitneming nie. Die bymekaarmaak kamer waar ons as ware mense ontmoet, is steeds die mees invloedryke plek vir baie mense.

3. Weed jou epostuin

'N Roerige inkassie is soos 'n tuin wat met onkruid oorgroei is. Dit betaal in die lang termyn 'n bietjie gereelde tyd om klinkende boodskappe te verwyder.

Een eenvoudige en effektiewe punt is om die soektogfunksie te gebruik en om die term "unsubscribe" te soek. Dit sal 'n verrassend hoë aantal nuusbriewe werp wat jy nie in gedagte het om selfs in te teken nie.

Selfs post-BBP, kan jy letterlik honderde ongewenste e-posse vind. Gaan deur elkeen en teken uit. Dit sal 'n geval wees van korttermynpyn vir langtermynwins.

4. Gebruik die spam-lêer verstandig

Outomatiese identifikasie van spam e-posse het die afgelope jaar beter geword. Maar hulle kruip nog steeds in ons inkassies. Dit is nog 'n maklike manier om e-pos te weeg. Dit is die moeite werd om jou spam-gids op te voed om nog beter te word deur die verdagte posse daarin te plaas. Kyk ook in u gemorsposgids om enige wettige e-posse wat daar onnodig geplaas is, te verwyder.

5. Vra vriende en kollegas om op te hou om jou te e-pos

Moenie skaam wees nie. Miskien is taktvol. Nog 'n oorsaak van e-pos oorlaai is ongewenste e-posse van die naaste aan jou. Wees voorbereid om ander mense beleefd te vra om op te hou om jou e-posse te stuur wat beter in 'n vergadering, telefonies of as 'n sms-boodskap gedeel sal word.

6. Hou jou versoeke eenvoudig

Moenie oor ingewikkelde e-posse stuur nie. As jy vyf dinge vra, sal baie mense net regop antwoord op die laaste ding op jou lys. Dit genereer bloot verdere e-posse wat die ander vier items soek.

7. Maak seker dat u antwoorde volledig is

Antwoord op alles in 'n e-pos wat jy ontvang. As jy dit nie doen nie, skep jy net meer e-posse en soek wat jy nie geantwoord het nie.

8. Kontroleer slegs jou e-pos op vasgestelde tye

Daar is toenemende bewyse dat ons meer produktief (en minder gestres) is as ons net 'n paar keer per dag e-posse nagaan en reageer. Dit is 'n mite dat ons minute per minuut in kontak moet wees. En as jy dit moet doen, is e-pos nie die beste metode nie. Gebruik 'n vorm van kitsboodskap.

9. Replikeer jou vakopskrif binne die e-pos liggaam

Jy kan dalk dink dat daar twee keer iets geskryf is, 'n vermorsing is. Nie so met e-pos nie. Skryf presies wat jou e-pos soek as 'n kort opsomming (15-woorde maksimum) in jou e-pos onderwerplyn en eindig dan jou e-pos met dieselfde sin. Sê dit duidelik en twee keer verhoog die waarskynlikheid om 'n volledige en behoorlike antwoord te kry, sowel as versoeke om behoorlik beantwoord te word.

10. Gee e-pos altesaam op

Die aantal voorbeelde van mense en organisasies wat het opgehou om e-pos altesaam te gebruik en gebruik ander kommunikasiemetodes, gaan voort om te styg (alhoewel hoe dit op die lange duur sal speel, moet nog gesien word). As jy e-pos stuur, kan jy minder gestres en meer produktief wees. Ander kommunikasiemetodes is dikwels meer vloeistof. Dit is regtig moontlik. Probeer dit vir 'n week.

Gee 'n paar of al hierdie wenke. Soms is die dinge wat ons die meeste vanselfsprekend aanvaar, die dinge wat ons grootste probleme veroorsaak.

Oor Die Skrywer

Paul Levy, Senior Navorser in Innovasiebestuur, Universiteit van Brighton

Hierdie artikel is oorspronklik gepubliseer op Die gesprek. Lees die oorspronklike artikel.

verwante Boeke

at InnerSelf Market en Amazon